Startups ou empresas de pequeno e médio porte passam por longos períodos de incertezas no início de suas jornadas. Partindo disso, não faz sentido investir pesadamente de cara na estruturação e adaptação de um escritório que não terá impacto direto na produtividade. Ou mesmo em momentos de expansão onde é necessário partir para um local maior que o atual e suporte o crescimento, mas que acaba gerando despesas com algo que, frequentemente, será ocioso por uma pare do tempo.
Com um escritório mais flexível, você não precisa ficar preso a um contrato burocrático e longo, que pode ser de cinco ou até de 10 anos, muito menos investir em reformar e equipá-lo. Simplesmente há opção de três, seis ou nove meses, de acordo com a sua necessidade – ou até de contratos por turno. E se a sua equipe inesperadamente dobrasse de tamanho em poucas semanas? Será que é mesmo preciso imobilizar todo este recurso que poderia ser aplicado em algum ativo que traga – e não queime – receita?
O que é um escritório compartilhado?
A origem dos escritórios compartilhados, também conhecidos como coworkings, está no Vale do Silício. Por volta do ano de 2005, um grupo de funcionários de startups buscava maneiras de dividir as enormes despesas de um escritório tradicional. Para resolver, eles decidiram colocar suas empresas em um mesmo espaço. Desde a criação do primeiro coworking, esse modelo tornou-se um filão importante de mercado que cresceu e evoluiu. Atualmente, é possível observar que até mesmo grandes empresas estão trocando as suas sedes tradicionais por espaços colaborativos e mais flexíveis.
Através desse modelo de trabalho remoto, a equipe mantém um ambiente profissional separado de casa, eliminando muitos dos inconvenientes do home office ao mesmo tempo em que mantém parte importante de seus benefícios. Há a oportunidade de criar uma rede de relacionamento com outros profissionais inclusive de outras organizações, Desta forma, o networking também contribui para que sejam geradas oportunidades de negócios. Por exemplo, um empreendedor que está fundando sua startup toma café com alguém que faz marketing digital ou um empresário que está de passagem em outra cidade e fecha negócio com uma nova representação local.
Vantagens financeiras do coworking
Por mais detalhado que seja o planejamento estratégico elaborado, a resposta do mercado nem sempre é a esperada. Isso pode implicar num crescimento mais acelerado do que o previsto ou mesmo a rejeição do produto, levando a direção do negócio a pensar em pivotar – ou seja, mudar para um novo negócio. Situações como estas impactam no tamanho da equipe e, consequentemente, na demanda por espaço. Eventualmente, pode também acontecer do problema não ser os tamanho, mas a forma como a disposição das pessoas foi pensada.
Ao optar por abrir mão de uma sede própria para operar em um coworking, seja de forma temporária ou definitiva, custos de infraestrutura que vão de luz e água, até salas de reuniões, recepcionistas e IPTU, serão divididos com as outras instituições. E isso não quer dizer que sua empresa terá menos por compartilhar. Pelo contrário, o uso eficiente de recursos poderá levá-lo a ter um ambiente mais agradável e bem equipado para garantir um trabalho de excelência.
O espaço escolhido deve ter lugares confortáveis para os profissionais desempenharem suas atividades, assim como salas de reunião, espaço preservados para calls, cozinha e espaço de convivência, entre outros detalhes que ajudem a tornar o trabalho mais agradável e funcional. Além disso, a localização é ponto-chave.
Coworking descentralizado
Uma das diferenças entre adotar um escritório compartilhado e um tradicional está na possibilidade de descentralizar o seu time. Não que não seja possível fazer isso numa estrutura própria, mas o investimento seria certamente muito alto. Quer seja em cidades diferentes, quer seja em bairros do mesmo município, há soluções de redes compartilhadas que permitem contratar um número de posições que podem ser usadas com mais flexibilidade.
Isso proporciona redução no tempo gasto em deslocamento e otimiza a dedicação às atividades profissionais. De acordo com Roberta Vasconcellos, CEO da startup de gestão de escritórios compartilhados Beer or Coffee, a empatia pela rotina de cada um é essencial em modelos remotos ou descentralizados:
“Os escritórios nunca vão deixar de existir, nós somos seres sociáveis, a gente precisa de interação. As pessoas não querem 100% home office ou 100% escritório, elas querem liberdade de escolha. A nossa visão é que a aglomeração vai diminuir, mas que as pessoas não vão deixar de ter escritórios, vão ser menores, eles vão ter que ser ressignificados, vão estar modulares e com muita tecnologia.”
Expansão e otimização
Por utilizar espaços que já estão completamente estruturados, a expansão de um negócio que utiliza coworking, mesmo que como estrutura complementar, torna-se muito mais ágil. Uma vez que a opção esteja alinhada com o que é esperado para os próximos meses, a empresa poderá crescer sem precisar se preocupar com a necessidade de um grande desembolso que poderia afetar os resultados financeiros.
“Outro ótimo motivo para usar um espaço de coworking é simplesmente pela vibração na sala. É como malhar em casa ou ir a uma academia. Você sempre se esforça mais na academia por causa das outras pessoas ao seu redor”, avalia Alison Robins, estrategista de conteúdo da OfficeVibe, empresa desenvolvedora de ferramentas para o conforto de gestores e funcionários.
Para além da otimização de recursos, o clima de colaboração e troca também favorecem a criatividade e a produtividade pela troca que o ambiente proporciona. Esta oxigenação é promovida pela convivência de empresários, profissionais liberais e fundadores de startups num ambiente leve e com muita troca.
Coworking e sharing economy
O coworking surge no contexto da economia compartilhada, no qual a mentalidade totalmente focada na individualidade e competitividade abre espaço para a construção de relações pessoais e profissionais mais saudáveis. A sharing economy é baseada no compartilhamento de recursos, como aquele carro parado na garagem que pode ser usado num aplicativo de mobilidade ou um quarto de casa que pode ser alugado. Fácil perceber que a mentalidade dos escritórios compartilhados está completamente alinhada com esse pensamento, não é?
Dessa forma, os escritórios compartilhados têm se tornado centros de convivência entre pessoas talentosas e ágeis, que podem ajudar umas às outras assim como tornar a rotina de trabalho mais leve. Esta nova sistematização do espaço laboral procura atender às demandas de uma crescente comunidade de profissionais, sejam eles empreendedores, freelancers ou pequenas empresas que necessitam espaços formais de trabalho a preços acessíveis, além de uma ótima localização.
Com a mudança de modelo mental que busca uma convivência mais saudável até mesmo entre competidores e a valorização do senso de comunidade, o coworking tende a crescer. Ao mesmo tempo, é um formato alinhado com a tendência de flexibilização nos modelos de gestão, valorizando produtividade em detrimento da fiscalização de horas trabalhadas. Nesse sentido, promove relações que valorizem a liberdade com responsabilidade.
Como escolher um escritório flexível?
Não só na escolha de um escritório tradicional, como também no modelo flexível, alguns fatores precisam ser observados no momento de contratar o endereço do seu negócio. Localização, acesso, infraestrutura e, claro, custos devem ser estudados. Mas há características do modelo de escritório compartilhado que vão além do wi-fi, segurança, salas de reunião e treinamentos.
Primeiramente, você deve se preocupar com o que mais importa: a parte estratégica do seu negócio, a fim de que ele cresça de maneira exponencial, como é o processo natural das scaleups, organizações com um modelo de negócios altamente escalável. Algumas perguntas podem ajudar a nortear essa decisão:
- Teremos operação em diversas cidades?
- Precisamos de equipes trabalhando em horários não convencionais (plantão de noite, feriados, por exemplo, com uma central de atendimento 24 horas?)
- É possível manter parte da operação em home office?
- Temos ferramentas para manter a integração de maneira descentralizada?
- Meu negócio envolve operação de dados sigilosos?
- Qual modelo me atende melhor: um contrato de posições que podem ser usadas de qualquer coworking de uma rede ou posições em um determinado endereço?
Embaixadora do movimento anywhere office, Roberta Vasconcellos, ressalta que hoje é possível ter sua equipe operando do mundo todo.
“As barreiras caíram e na verdade a gente tem mais possibilidades. As possibilidades aumentam da onde você pode contratar e como você pode escalar seu negócio porque você pode contratar pessoas de qualquer lugar e elas podem trabalhar de qualquer lugar. Do ponto de vista de ganho, de velocidade, isso é muito bom para as empresas.”
Espaços de coworking são ambientes criativos
Separamos algumas dicas da Beer or Coffee para aumentar a produtividade do time no escritório compartilhado:
1. Atente à qualidade do ar
A poluição está cada vez pior nas grandes cidades e isso fomenta a busca por locais com o máximo de purificação possível.
- Área de fumantes afastadas
Todo mundo sabe que o cigarro faz mal à saúde, não apenas de quem fuma, mas também de quem inala a fumaça de forma indireta só por estar perto. A reserva de espaços específicos para os fumantes tem como objetivo minimizar o problema, sendo que em muitos casos ela fica localizada em um ponto bem afastado de aglomeração, preferencialmente do lado de fora do prédio.
- Invista no uso de plantas dentro dos escritórios
Por mais diversificadas e bonitas que seja, as plantas fazem muito mais do que decorar o ambiente. Purificam o ar e ajudam no controle da temperatura e umidade. A quantidade de espécies que se adaptam bem em locais mais fechados e com pouca luz é bem grande e algumas delas podem ser colocadas próximas às janelas.
2. Iluminação
Fator que envolve saúde física de todos. Um lugar mal iluminado atrapalha a visão e, consequentemente a produtividade da equipe, sentindo-se desmotivada ou provocando cansaço. Com isso, haja cafeína para manter o time desperto! Em alguns casos, em que a precisão é mais demandada, a falta de uma luz adequada pode até gerar erros e prejuízos ao negócio.
3. Horário de acesso
Algumas empresas não têm mais o horário comercial como única opção. Cada pessoa tem um período do dia em que é mais produtiva e, ter liberdade para aproveitá-lo da melhor forma, é essencial para promover bons resultados.
Com isso, os locais com acesso 24/7 se destacam por permitir a flexibilidade para que essa iniciativa seja eficaz. Quem trabalha melhor pela manhã pode chegar mais cedo no escritório e quem prefere a noite pode sair mais tarde. Sem falar nas situações pontuais que envolvem os finais de semana e feriados, que podem ser aproveitados de forma muito mais eficiente.
4. Estacionamento adequado
Mesmo com o crescimento da adoção de aplicativos de mobilidade, a precariedade do sistema de transporte público ainda faz muita gente optar em ter seu próprio veículo. Deixar o carro na rua nem sempre é uma boa opção, já que as vagas rotativas têm uma limitação de tempo, além de questões relacionadas à insegurança.
Nesses casos, duas comodidades atendem a essa necessidade: o estacionamento no local, mesmo que pago à parte, e o bicicletário, que permite que o colaborador possa ir trabalhar de bicicleta, escapando do trânsito e praticando atividade física. Lembre-se que a opção de bicicleta precisa estar acompanhada de um vestiário para o ciclista poder tomar banho na chegada ao trabalho.
5. Conforto visual
Os modelos funcionalistas de organização do espaço de trabalho, colocando o máximo de gente no mínimo de espaço, criou uma tendência de instalações internas, sem janelas ou vista para o mundo lá fora. Isso, a longo prazo, causa um grande desconforto nas pessoas, uma sensação de enclausuramento que pode causar o adoecimento. Os locais que contam com janelas amplas, vistas de longa distância e terraços ou varandas levam vantagem. Ambientes assim ajudam a espairecer e aliviam a tensão do dia, trazendo mais paz e descanso para a mente que precisa criar.
6. Incentive a vida saudável
Na vida profissional, a busca por opções saudáveis também tem crescido. Afinal, uma pessoa não consegue manter a saúde em dia se a rotina no local de trabalho não for a mesma que fora dele.
As principais ações que as empresas adotam nesse sentido são:
- ter uma cozinha equipada para que as pessoas possam trazer as refeições de casa;
- oferecer frutas e alimentos menos industrializados nos lanches;
- incentivar a prática de exercícios por meio de benefícios como desconto ou convênio em academias, bicicletário e vestiário;
- um mobiliário com uma boa ergonomia.
7. Livre acesso às salas de reunião
As reuniões fazem parte da rotina de uma empresa, podem ser internas, externas, pequenas ou grandes. Seja como for, é importante contar com espaços adequados para que elas sejam mais produtivas e gerem melhores resultados.
Algumas vezes, o colaborador precisa de um lugar mais reservado para fazer uma call. Em outras, pode precisar de uma mesa com várias cadeiras e todo um aparato tecnológico de apoio. Ambos os cenários são considerados entre as comodidades de escritório compartilhado. A vantagem é não precisar custear sozinho a manutenção de uma metragem mais alta que não é usada constantemente. Por outro lado, é preciso planejamento para agendar o uso dos espaços requeridos pelas outras empresas.
Cada organização deve analisar quais comodidades fazem mais sentido em seu caso. Para isso, uma pesquisa junto aos colaboradores e alinhamento entre o que eles buscam e o que a empresa consegue oferecer pode ajudar na assertividade da decisão.
Coworking públicos ou gratuitos
Algumas cidades do mundo, compreendendo esse movimento de descentralização do trabalho e entendendo que isso contribuir para reduzir a pressão no trânsito, apostaram em oferecer coworking públicos. Alguns deles em parcerias com instituições de classe ou universidades, que são, por natureza, ambientes com forte senso de comunidade. Procure conhecer as opções da sua região, especialmente se o seu negócio estiver no começo quando toda ajuda é bem vinda. Em alguns, é preciso apresentar um plano de trabalho. Já outros, é só chegar, conectar e usar.
Além disso, diversos locais oferecem promocionalmente a opção de você testar por um dia aquele espaço sem custos. Você leva seu notebook, e curte a comunidade e benefícios dos espaços de coworking. Se você gostar, pode voltar outro dia. Na maioria dos serviços, você pode comprar diárias avulsas, sem precisar se comprometer com um plano mensal. Vale consultar antes.
Desse modo você consegue sentir se esse lifestyle combina com a sua rotina, além de entender melhor se o que precisa é uma mesa fixa ou uma estação rotativa. ao mesmo tempo, você poderá perceber em que dias é melhor ir ao coworking para aumentar a produtividade ou ficar em home office, por exemplo. Tente entender qual a “vibe” do espaço, e se ela combina com a sua. Algumas dicas legais da Coworking Brasil para vivenciar melhor essa experiência:
- Agende com antecedência sua visita, assim o pessoal pode se preparar pra te receber. Às vezes até rola algum brinde!
- Tente passar o dia completo por lá. O clima do espaço pela manhã pode ser totalmente diferente da tarde.
- Converse com os gestores do espaço, entenda as regras da casa, e principalmente, o que eles pensam sobre coworking. Tente identificar se estão apenas te alugando uma cadeira ou se vão te ajudar a desenvolver seus objetivos.
Falando em objetivo..
…, qual é o seu? Ser mais produtivo? Conhecer pessoas novas? Frequentar eventos vibrantes? Cada espaço tem um perfil diferente, encontre o que se alinha com seu objetivo.
Tente consultar a agenda do coworking e descobrir se terá algum evento no dia. Isso pode ser bom ou ruim, depende do tipo de interação que você está buscando. Se existe um problema específico no seu negócio, é uma boa ideia logo no início conversar com os gestores e perguntar se eles conhecem alguém no espaço que pode te ajudar com esse problema.
Existem também algumas desvantagens, como a incerteza de que haverá um espaço disponível para você trabalhar. Além disso, na maioria dos casos tudo o que você precisa para trabalhar tem que ser levado na mochila todos os dias. Isso inviabiliza, por exemplo, ter um monitor maior, ou guardar algum equipamento específico. Converse sobre a possibilidade de ter armários ou mesmo de contratar uma estação de trabalho fixa, caso isso se enquadre melhor no seu estilo de atividade.
Hub de inovação é diferente de coworking!
Vamos desfazer uma confusão comum: hub é hub; coworking é coworking. Sim, há algumas semelhanças, é claro, mas é muito importante saber as características de cada um.
O hub de inovação é um espaço no qual startups podem colocar em prática suas ideias de inovação. Existe um espaço físico com estrutura similar à de um escritório compartilhado, com estações e marcas diferentes convivendo e usando as mesmas salas de reunião. Mas no hub, o ecossistema de inovação opera para que haja um estímulo à criação do novo. Como o novo sugere, o papel do hub é conectar a comunidade, seja com eventos, rodadas de investimentos, mentoria, aceleração e muitas outras ferramentas.
Em um hub de inovação, a startup tem a oportunidade de ser vista, como se estivesse em uma espécie de vitrine. Por lá circulam investidores e grandes empresas que podem buscar negócios promissores para investir capital ou ideias inovadoras para resolver problemas internos. Na maioria dos casos, poder público e academia estão engajados no dia-a-dia do hub. E enquanto no coworking há um dono gerindo o aluguel das posições, no hub o principal objetivo é fazer as marcas crescerem. Não são clientes, são parceiros.
Uma marca que investe no hub, por exemplo, pode se posicionar no ecossistema de inovação e ficar por dentro de novas oportunidades de negócio — para investimentos ou parcerias. Quando respiram esse “ar de inovação”, empresas mais tradicionais ou consolidadas no mercado podem se inspirar e renovar sua própria cultura. Ou adquirir startups que já tenham algum modelo que lhes interesse.
Do escritório tradicional ao compartilhado
Escritório compartilhado é melhor?
A intenção de um escritório compartilhado é que o usuário/cliente preocupe-se somente com sua atividade. Terceiriza-se todo o cuidado com espaço físico para concentrar toda a energia da empresa em sua atividade fim, além de ajudar a abrigar quem está fora da sua cidade de origem ou trabalha de maneira nômade. Apesar de estar em alta, vale ressaltar que não há modelo melhor ou pior em essência. Enfim, vale experimentar e descobrir aquele que melhor se encaixa à sua realidade.
