Home Office: dicas e boas práticas para seu trabalho render

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Por necessidade ou comodidade, cada vez mais empresas têm oferecido a opção de Home Office para seus times. Os mais resistentes, costumam questionar “será que realmente funciona?”, “e a produtividade?”, “quais são os benefícios reais?” ou “como manter uma supervisão à distância?”, por exemplo. Muito antes dos notebooks, agricultores familiares, pequenos comerciantes, costureiras e profissionais liberais já dividiam o espaço entre moradia e trabalho.

Antes de qualquer coisa, é necessário saber que o home office exige foco e disciplina para funcionar. Um dos pontos mais importantes para que a relação de liderança dê certo é a comunicação, um bom alinhamento entre gestor e colaborador evitará boa parte dos conflitos. Mas, afinal, por que tantas grandes empresas têm flexibilizado o local de trabalho?

O que é home office?

A tradução literal é escritório em casa, ou doméstico, mas o conceito está menos ligado ao local e mais à atividade do trabalho em casa – mesmo que seja na varanda ou na mesa de jantar. Em boa parte das vezes, esse é o formato escolhido por autônomos ou por quem está iniciando seu próprio negócio, como uma forma de reduzir os custos operacionais. Mas há como gerir times gigantescos neste modelo.

Os trabalhadores mais jovens, talentosos e interessados por tecnologia, fazem parte da “Geração Y”, que tem uma cultura muito mais flexível. Para os nascidos nas décadas de 1980 e 1990, é importante ser livre para trabalhar em horários e locais que sejam conveniente para eles. De acordo com relatório da IWG (International Workspace Group), líder global no setor de espaços de trabalho flexíveis, algumas empresas mesmo reconhecendo as vantagens dessa flexibilidade, ainda não conseguem garantir condições essenciais para isso.

O home office está previsto na legislação trabalhista?

Com a Lei 13.467, que alterou Consolidação das Leis de Trabalho (CLT), em julho de 2017, o regime de teletrabalho passou a ser considerado uma atividade regulamentada. Só que trata-se de algo diferente do trabalho externo, que configura as atividades que precisam ser executadas fora da empresa por sua natureza, como equipes de manutenção da rede elétrica, fotógrafos, motoristas. O teletrabalho é, normalmente, ligado a uma atividade de produção intelectual, que seria feito em escritório, mas que passou a ser feito fora das dependências da companhia.

Vale dizer que os colaboradores em atividade remota têm os mesmos direitos daqueles que ficam lotados em edifícios de propriedade da empresa. Porém, o controle de jornada é diferente. Com a nova lei, o limite de 44 horas semanais passou a não valer para quem tem um trabalho em casa. Assim, não está previsto o pagamento de horas extras nem a obrigatoriedade do registro de ponto – até pela compreensão de que esse registro seria algo quase impossível. Já outros direitos, como gozo e adicional férias, além do 13º salário, devem ser mantidos.

Para quem gerencia uma equipe remotamente, a carga horária é substituída pela produtividade. Seja como for, a pessoa que está contratada tem o compromisso de entregar um resultado, que deve ser previamente acordado e periodicamente mensurado pela empresa. Mas não faz nenhum sentido aferir a que horas o trabalho é realizado ou quanto tempo levou para ser executado, desde que haja bom senso no que for pactuado pelas partes. A base para ter um time em home office é a liberdade com responsabilidade ou, em outras palavras, a confiança.

Benefícios de trabalhar em casa

Para empregadores:

  • Menos custos operacionais;
  • Ganhos em produtividade e engajamento dos colaboradores;
  • Flexibilização da relação de trabalho;
  • Atração de novos talentos (e vindos de qualquer lugar do mundo) e retenção dos colaboradores.

Colaboradores:

  • Mais liberdade, flexibilidade e autonomia;
  • Comodidade ao trabalhar em ambiente mais agradável, sem perder tempo de deslocamento em trânsito e diminuindo a poluição do ar;
  • Qualidade de vida no trabalho;
  • Maior produtividade;
  • Menos custos com transporte e alimentação (principalmente o cafezinho);

A taxa de consumo de energia dos escritórios equivale ao dobro dos equipamentos usados no home office. Ou seja, com mais pessoas no trabalho em casa, as empresas podem economizar com aluguel de salas e diminuir o uso da energia, promovendo cidades mais sustentáveis.

O outro lado do home office

Como nem tudo são flores, há também problemas em ter uma equipe descentralizada. Qualquer pessoa que tenha sido interrompida pelas crianças ou pela campainha durante um insight ou uma chamada importante pode confirmar: as interrupções para quem não mora sozinho podem ser maiores do que no escritório da empresa.

Um exemplo que virou ícone. A entrevista do Professor Robert Kelly sobre a política sul-coreana na BBC na qual os filhos dele, com um timing cômico perfeito, entram no escritório em casa e o interrompem no meio da fala. O desespero da esposa dele ao tentar tirar as crianças do cômodo, enquanto tudo aparecia ao vivo na TV britânica, ajuda a ilustrar o que estamos falando. Quem quiser evitar um “momento Robert Kelly” precisa estabelecer limites claros em casa, criando um ambiente que seja produtivo para o trabalho.

Listamos também alguns dos outros pontos de atenção antes de optar pelo home office:

Para empregadores:

  • Manter a equipe na mesma página. Para superar, serão necessárias ferramentas síncronas (reuniões por videoconferência, por exemplo) e assíncronas (plataformas de controle de atividades, como Trello e Slack) para que não haja distanciamento;
  • Dificuldade de identificar as capacidades comportamentais do seu time, as chamadas softskills. Mantenha rotinas de conversas individuais, mesmo que por videoconferência, para saber como cada um está.
  • Empecilhos para estabelecer cadeia de sucessão, já que os colaboradores muitas vezes se portam como prestadores de serviços.
  • Necessidade de estimular o espírito de time com atividades em conjunto presenciais pelo menos uma vez ao ano. Uma causa social poderá ser uma boa forma de criar espírito de união.

Colaboradores:

  • Manter a disciplina, já que a rotina da casa poderá dispersar sua atenção.
  • Dificuldade da família compreender que você está em atividade profissional, com constantes pedidos de que você faça outra coisa. É a chamada síndrome do “já que”. “Já que você está aqui, pode fazer o almoço?” ou “Já que você só está no computador, pode ir à padaria”. Isso pode gerar atritos na relação doméstica. Você pode até colocar um aviso na porta ou ao lado do computador: “estou no escritório, chame apenas em caso de urgência”. Estabeleça pequenas pausas, como faria na empresa, e aproveite estes momentos para atender uma ou outra necessidade.
  • Solidão, você pode acabar sentindo falta do contato com os colegas. Se sua empresa não tem base na sua cidade, tente ir a um escritório compartilhado pelo menos uma vez por semana. Se mora sozinho, mantenha-se em contato com amigos.
  • Possibilidade de excesso de trabalho, já que em home office é comum trabalhar mais horas do que no escritório por não ter hora de ir embora. Tente manter uma rotina.
  • Menor troca de experiência entre colegas, o que poderá ser minimizado com a construção de uma rede entre seu time.

Cases de sucesso por escritório em casa

1. HP

Na HP, o trabalho remoto é opção para a maioria dos funcionários. A gigante da tecnologia é pioneira nesse tema: identificou essa tendência e aplicou-a na década de 1960. Desde então, seus funcionários têm a possibilidade de trabalhar remotamente, estejam eles em casa, num café ou em qualquer um dos escritórios da empresa, espalhados por mais de 170 países.

“Muitos deles vêm à empresa uma, duas vezes por semana, por isso, não existem espaços fixos definidos para nossos colaboradores”, explica Maria Luisa Gonzalez, gerente de Recursos Humanos da HP para a América Central. “Além disso, o fato de incentivarmos o home office nos permite buscar talentos em todo o planeta: as pessoas podem responder a um chefe de equipe na Costa Rica, mas ajudar no desenvolvimento do produto mesmo estando na Austrália”, completa.

2. Hospital Albert Einstein

O Hospital Israelita Albert Einstein, implantou o Programa Home Office, a fim de permitir este modelo de trabalho aos colaboradores que ocupam cargos compatíveis com essa forma de atuação. O programa teve início em junho de 2018. Inicialmente, foram mapeados 1.799 colaboradores elegíveis para essa modalidade, através das atividades que exercem. O programa foi implantado em fases, sendo a inicial com 500 deles que já possuíam notebook da empresa – um dos requisitos do programa.

Boas práticas para o home office

Há estratégias para melhor funcionamento do escritório em casa. Separamos algumas dicas da startup especializada em trabalho remoto Beer or Coffee e do portal RH pra Você:

Comunicação sempre

Quando se trabalha junto fica bem mais fácil se comunicar com o gestor ou colegas. Mas, à distância podem ocorrer ruídos na comunicação. Para evitar que isso aconteça, é essencial manter o fluxo, evitando que os colaboradores se sintam “esquecidos” e retrabalhem por falta de informação. Uma das vantagens do trabalho remoto, é que as comunicações ficam registradas, possibilitando rever uma orientação.

Organize a interação

Trabalho remoto tem rotina. Mais do que presencial. Você deve ser rigoroso em manter os encontros síncronos – por videoconferência, preferencialmente, com todos de câmera aberta – para que haja sensação de pertencimento e troca. A comunicação assíncrona – por plataformas de controle de demandas ou mesmo e-mails – deve ser clara, organizada e acessível. Dessa forma, os registros de demandas e as tarefas combinadas, com seus devidos prazos, ficam bem definidas.

A infraestrutura é importante

Para que o colaborador consiga exercer suas atividades no trabalho em casa tão bem ou melhor do que o faria no ambiente físico da empresa, é imprescindível disponibilizar todas as ferramentas e softwares necessários. Tudo isso precisa ser ajustado com o time de TI, para que libere acessos, como VPNs, e configure os equipamentos. Apenas pra chover no molhado: um bom acesso à internet é mais do que essencial.

O espaço estimula a produção

Defina qual será o local do seu home office. Quanto menos envolvimento com as distrações do que acontece na casa, melhor. Ergonomia também conta: mesa e cadeiras adequadas ajudarão você a não terminar o dia esgotado. A iluminação e a ventilação do ambiente são outros fatores que podem afetar sua relação com o trabalho. Ver o mundo exterior e, ao mesmo tempo, ter boas lâmpadas é importante.

Cada coisa em seu lugar

Não é por estar em casa que seu espaço de trabalho pode ser bagunçado. Deixe sobre a mesa o material necessário para aquele dia. Se fez um lanche, leve os pratos de volta para a cozinha – como faria com a copa do escritório. Se precisar, tenha pastas em um armário com material físico e itens básicos de papelaria, como clips, grampeador e envelopes.

Apronte-se para trabalhar

Pode parecer estranho, mas tomar banho, trocar de roupa e até fazer uma maquiagem leve são atitudes que ajudam você a render melhor. Não precisa vestir terno, claro. Mas o pijama atrapalha, sim. Se não acredita que pode mudar sua relação com o trabalho, vamos dar mais dois argumentos. Outras pessoas da casa podem entender melhor que você está ocupado, se estiver vestido, e você pode ser chamado a qualquer momento pra uma videoconferência.

Defina horários

Mas home office não é flexibilidade? É, sim, mas mesmo que você possa montar o seu horário, tenha uma rotina definida. Pra “entrar” e pra “sair” do trabalho. Isso vai ajudar a ter uma produtividade maior, já que você definirá as tarefas do dia, estabelecidas no horário que separou para cada uma delas.

Não se esqueça das metas e objetivos

O gestor precisa definir metas e objetivos para que o colaborador em trabalho remoto saiba o que esperam dele. Assim como quem trabalha presencialmente na empresa, trabalhadores em home office também precisam ter clareza sobre onde devem chegar.

Dê feedbacks

Como o colaborador não está no mesmo espaço que toda a equipe, ele precisa saber o que está acontecendo, quais são as novidades, novas metas e alinhamentos. E, sobretudo, entender se está atendendo às suas expectativas. Por isso, a importância de feedbacks e conversas individuais é ainda maior. O gestor pode direcionar o colaborador, deixando claro o que está indo bem e o que ainda pode melhorar.

Experimente outros modelos de trabalho remoto

Trabalho remoto e home office não são sinônimos. O primeiro se caracteriza por ser feito em qualquer lugar, é o conceito de anywhere office, uma das bandeiras da Beer or Coffee. O home office, como já falamos, é na sua casa. Cafeterias, escritórios compartilhados, livrarias e uma infinidade de lugares podem ser seu escritório por um dia. Que tal experimentar ser um nômade digital?

Como não se distrair com o celular trabalhando em casa

Apps como Tempo de Uso, do iPhone (iOS), e Bem-estar Digital, do Android, podem ajudar a reduzir as distrações causadas pelas notificações dos celulares. E vamos combinar que celular não atrapalha só em casa, não é? Ao mesmo tempo, exercícios mentais auxiliam a manter o foco.

1. Controle suas notificações no celular

Conhecer o tempo gasto em aplicativos e sites, possibilita fazer ajustes de limites de tempo em apps sejam definidos. Isso vai aumentar sua produtividade.

IOS: Recursos como “Repouso” do Tempo de Uso do iPhone são úteis por possibilitarem que as notificações que deseja receber sejam escolhidas por você, bloqueando outros aplicativos que desviam sua atenção: você pode bloquear notificações apps de lazer quando está trabalhando, e silenciar notificações de trabalho ao final do expediente.

Android: O recurso “Não Perturbe” silencia mensagens, chamadas e notificações em geral, mas que podem ser modificados e configurados por você. Além disso, você também pode desativar notificações no Android em “Gerenciar Notificações” a qualquer momento.

2. Limite o uso de apps

IOS: Um dos recursos disponíveis é o de limitar o uso de aplicativos específicos, além das notificações que chegam. Quando a ferramenta “Tempo de Uso” é ativada, você terá acesso a um gráfico que informa a quantidade de tempo gasto em aplicativos. O recurso “Limite de Apps” possibilita definir um limite diário de acesso. Se eventualmente precisar extrapolar, é só liberar um tempo extra.

Android: A ferramenta “Painel” mostra o tempo gasto em aplicativos, e compara o tempo de uso de apps de maneira individual com o tempo de tela geral, além de também permitir que sejam definidos limites diários para o uso de determinados aplicativos.

3. Organize as tarefas com listas de atividades

Definir e organizar metas que precisam ser alcançadas no dia também é importante, e aplicativos podem te ajudar a cumprir suas tarefas com listas de atividades para o dia. Apps como Trello, Evernote, Todoist e Google Agenda mostram utilidade em suas funções. Você pode usá-los para adicionar lembretes para não esquecer dos compromissos do dia, organizar as tarefas semanais com metas definidas diariamente, ou mesmo selecionar listas de prioridades, organizando suas ações para que tudo seja concluído ao longo do dia ou semana, por exemplo. Se não gostar de nada disso, uma “to do list” de papel também ajuda, muito.

4. Mantenha a concentração e evite usar o celular

Alguns apps ajudam a manter a concentração, como o Forest. O aplicativo auxilia no controle de quem não consegue para de usar o celular, com uma proposta criativa e responsável: você planta uma semente que com o passar do tempo começa a se transformar em uma árvore. Mas no momento em que você usa o Smartphone para entrar em algum app que tire sua atenção — com uma rede social ou jogo, por exemplo — a árvore murcha e começa a morrer.

Implantando meu escritório em casa

Agora que você, que pode adotar o trabalho remoto, escolheu ter um home office pra chamar de seu, organize seu espaço físico e prepare-se mentalmente para essa forma de atividade. Tenha seu cronograma, faça um combinado sério com a família, estabeleça metas com sua gerência ou clientes e faça um bom proveito desse modelo flexível na sua vida profissional para ter sucesso trabalhando de casa!

Dos nossos disrupters. A equipe de redatores da Ayoo tem o compromisso de entregar conteúdo de qualidade para que cada um dos leitores possa aplicar o conhecimento à sua realidade. Não damos receita pronta, mas ajudamos a direcionar o olhar de forma que cada um possa dar longevidade à sua relevância.

 

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