Trabalho remoto: descubra os benefícios de mudar seu local de trabalho

Mesmo os gestores mais tradicionais vêm se surpreendendo com as possibilidades oferecidas pelo trabalho remoto. Seguramente, algumas áreas conseguem ter benefícios mais claros com a adoção de algumas atividades fora da sede da empresa. Sem dúvida, cada vez mais profissões e setores da economia têm conseguido fazer ajustes com procedimentos que permitem que parte da equipe possa ser direcionada para o modelo à distância, com ganhos para todos os lados.

Em todos os casos, o treinamento adequado para o trabalho remoto, a compreensão das novas rotinas e o acesso às ferramentas mais eficientes de gestão e organização podem transformar as relações do mundo do profissional. Desse modo, é possível obter alta produtividade, cortes de custos e um dia-a-dia mais prazeroso no desempenho das tarefas.

O que é trabalho remoto?

Ao pé da letra, significa todo trabalho feito à distância, sem a presença física na sede da contratante. Em outras palavras, é aquele que pode ser feito de qualquer lugar e por isso é frequentemente chamado de teletrabalho, expressão utilizada na Legislação Trabalhista. Essas atividades podem, por exemplo, ser realizadas em outra cidade, em casa no chamado home office, num coworking e até mesmo em uma cafeteria na sua região.

A grande diferença prática entre o modelo convencional e o trabalho remoto é a maneira como se organizam as cobranças. Carga horária dá lugar a prioritariamente acompanhamento de objetivos cumpridos, de tal forma que metas, tarefas e atividades passam a ter mais importância. Apesar de requererem as mesmas habilidades técnicas que para o profissional que vai todos os dias para o escritório, este modelo requer mais de algumas habilidades comportamentais, as chamadas softskills, tais como organização, planejamento, autogerenciamento e compromisso.

Espaços de coworking e o home office se tornaram uma tendência mundial, sendo as formas mais comuns de realização do trabalho remoto. Há um engano quando se pensa que só funciona para freelancers ou autônomos, já que empresários de diversas áreas (até as que não são comumente citadas, como no caso da saúde e os psicoterapeutas) também têm optado pelo trabalho à distância. Após a pandemia de coronavírus, chega até a ser difícil identificar segmento que não tenha ao menos experimentado esse modelo de atividade profissional.

Quais as vantagens do trabalho remoto?

Pelo fato de não haver a presença física, o trabalho remoto tende a ter processos mais bem definidos para a gestão de times. O controle de fluxos, dados e informações sobre projetos necessita ser mais organizado e, consequentemente, é intensificado. Isso porque as comunicações e orientações verbais, em sua maioria, são substituídas por briefings feitos em ferramentas assincrônicas de comunicação, como aplicativos de gerenciamento de tarefas. Dessa forma, pode-se realizar novas consultas em caso de dúvidas, já que é possível que o processo seja compartilhado e salvo automaticamente em históricos. Acompanhamento, feedbacks e análises de performance ficam mais transparentes.

Com o nível de estresse com deslocamento, por exemplo, reduzido e o estímulo à maior colaboração da equipe promovido pelo gestor, a produtividade tende a aumentar. A flexibilidade faz com que cada membro da equipe elabore o seu próprio quadro de horários, desde que respeite fielmente os prazos de entregas. Com a liberdade para gerir seu tempo, o profissional pode equacionar os compromissos familiares e também os profissionais, que envolvem cursos, treinamentos e especializações.

Os desafios do trabalho remoto

Como nem tudo são flores, é claro que trabalhar à distância também apresenta algumas desvantagens.

1. Acúmulo de tarefas

O acúmulo de tarefas está muito relacionado à falta de organização de tempo. Pode ser que, por não trabalhar no escritório, o profissional assuma mais atividades para fazer do que realmente daria conta. Por consequência, acontecem atrasos de entregas ou até mesmo noites mal dormidas para conseguir cumprir prazos, perdendo o grande benefício que seria ganhar qualidade de vida.

Posto que o objetivo manter a produtividade sem que isso acarrete em excesso de carga, mesmo que seja possível trabalhar de onde e quando quiser, lembre-se de cada um só deve colocar no próprio colo o que realmente consegue entregar.

2. Isolamento

Trabalhar sozinho tem suas vantagens, principalmente pelo silêncio e por não ser interrompido por conversas paralelas. Porém, com o passar do tempo, pode ser que surja o sentimento de estar isolado e muito sozinho. Se quem trabalha longe da equipe começar a sentir falta contato social, hoje, existem espaços de coworking nos quais leva-se o computador pessoal. Como resultado, o impacto desta sensação é reduzido pela proximidade com outros profissionais, abrindo a porta para trocas de ideias.

Além disso, uma alternativa é participar de eventos presenciais da área não apenas para adquirir mais conhecimento de mercado, como também conhecer pessoas novas. O gestor que tem o time remoto deve promover videoconferências pelo menos semanalmente para que todos se vejam, mesmo que pela tela. De maneira idêntica, é importante que promova sempre que possível encontros presenciais para fortalecimento do espírito de time.

3. Aumento das contas domésticas

Lembra que falamos que para ter um anywhere office (tradução literal para trabalho de qualquer lugar) o profissional precisa ter um bom acesso à internet? Quem aceita essa modalidade de trabalho e não tem um bom plano de internet em sua casa ou rede móvel, é provável que precise contratar um mais eficiente e com velocidade maior. Isso deve ser pesado não apenas se você estiver na posição de colaborador, avaliando a proposta, como também pelo gestor, para evitar problemas posteriores.

É possível que haja aumento também da conta de luz residencial, com computador ligado por muito tempo, além da luz acesa, ventiladores ou ar condicionado… No caso de coworkings ou de cafés que funcionam para quem trabalha remotamente, a fatura poderá ser mais salgada se seu uso for constante. Há pacotes que, sem dúvida, reduzem consideravelmente esse custo, e é muito importante pesquisar antes de decidir qual será seu modelo de trabalho remoto. Com organização e planejamento, é possível ter um bom equilíbrio entre o que seria gasto com carro, gasolina, estacionamento e, sobretudo, tempo diante das novas despesas.

Trabalho remoto eficiente

Escolhemos algumas dicas da Beer or Coffee, startup especializada em trabalho remoto, para aqueles que desejam aderir a esse tipo de trabalho, mas têm receio de que não funcione muito bem.

• Conheça e incentive o relacionamento da equipe

Preocupe-se com os colegas sem esperar nada em troca. Conversas pessoais ajudam a criar conexões e estreitar relacionamentos. É válido criar grupos de Whatsapp para trocar ideias e informações, sejam elas triviais do cotidiano ou até mesmos insights e inspirações.

Permita que cada um possa compartilhar suas perspectivas e opiniões. Lembre-se, que as diferenças culturais afetarão a maneira como cada um age. Saiba ouvir e incluir as diferenças que podem, inclusive, agregar muito.

• Engaje mais com a equipe e estabeleça conexões

Gerar confiança e conexão com os colegas exige esforço e, se estes estiverem a quilômetros de distância, isso pode ser ainda mais desafiador. Para as reuniões, opte por chamadas de vídeo. Isso porque o contato visual, expressando reações visivelmente, é imprescindível para tornar real a conectividade. Todos devem ser orientados para manter as câmeras ligadas durante as conversas.

A falta de rotina, é ora sedutora, ora um risco já que num modelo anywhere office ou em home office, também existem inúmeras possibilidades de distrações. No modelo de trabalho 100% remoto, geralmente, as reuniões maiores acontecem somente quando realmente há necessidade. Isso sem contar com os encontros virtuais ágeis para manter todos na mesma página. Em ambos os casos, elas precisam ter objetivos claros, uma agenda bem organizada e uma pauta funcional. Seja dinâmico e breve.

• Coworkings podem ser a solução para a sua empresa

Quem não gostaria de trabalhar com uma vista maravilhosa, ao lado de casa ou próximo de meios de transportes rápidos e eficientes? Com estruturas completas, local espaçoso, confortável, com wifi potente, estrutura de café, salas de reuniões, área arborizada, por exemplo? Mas quanto custa tudo isso? Graças aos modelos de coworkings, estes escritórios dos sonhos tornaram-se acessíveis. Hoje existem incontáveis endereços, com vários modelos de estrutura, que custam menos do que montar o próprio escritório. Para empresas grandes, é possível fazer um contrato que dê acesso aos seus colaboradores, cada um em um lugar diferente, o que abre caminhos para prospectar talentos em todos os lugares imagináveis.

Com toda essa descentralização, uma empresa poderá não ter uma sede própria. Neste caso, para encontros presenciais, o ideal é contar com a estrutura de uma sala de reunião em escritório compartilhado. Você tem acesso a todos os recursos da sala (como projetor, internet de alta velocidade, mobiliário adequado, entre outros) e pode receber sua equipe e clientes de forma confortável. Além disso, grande parte dos coworkings oferece a possibilidade de um serviço de coffee break, como café, lanches e até cardápio para um happy hour.

O Bring Your Own Device (BYOD) ou “traga o seu próprio dispositivo” é outra tendência atual. Neste modelo, o profissional leva ao escritório sua própria ferramenta de trabalho (laptop, smartphone ou tablet), a fim de usar a tecnologia com a qual já está habituado.

Escritórios virtuais favorecem o anywhere office

Com todas as possibilidades oferecidas para os clientes, o setor de escritórios virtuais tem crescido por permitir a formalização da empresa sem endereço próprio. Diferentemente dos coworkings, que alugam o espaço para que os profissionais utilizem sua estrutura, os virtuais são locadores de endereço comercial que podem agregar serviços. O CNPJ fica vinculado àquele local para fins comerciais e fiscais, podendo receber correspondências, além de poder terceirizar serviços administrativos, por exemplo.

Para quem quer colocar seu time no modelo anywhere office, sem qualquer sede que centralize parte das operações, este serviço amplia horizontes. Diversas empresas prestam o serviço de escritório virtual em diferentes municípios e estados, apenas é necessário verificar se a sua atividade é autorizada a adotar esta natureza de sede.

O procedimento para contratação do escritório é diferente para cada caso. Ele pode ocorrer no momento da abertura da empresa ou alteração do endereço da empresa. No caso de abertura de empresa serão necessários os documentos do escritório virtual, como IPTU, contrato de locação, entre outros. Isso dependendo de onde se estabelece o escritório virtual e as exigências da Junta Comercial, Receita Federal e Prefeitura do local. No caso de alteração, os procedimentos são semelhantes, apenas precisando apontar que trata-se de uma alteração para o endereço virtual.

Em qual caso pode ser interessante aderir ao escritório virtual?

Geralmente, é uma alternativa muito interessante para aqueles empreendedores que desejam abrir um negócio de prestação de serviços, sem a necessidade de uma sede. Esta ferramenta é um auxílio para empresas não quais não seja necessários que os profissionais estejam reunidos, não só para aqueles que prestam serviços diretamente no endereço do cliente, mas também para as atividades de porta em porta ou aquelas on-line.

Um pacote de serviço do escritório virtual normalmente é composto por:

• Recebimento de ligações telefônicas e correspondências;
• Endereço disponível para registro de CNPJ, lembrando que uma empresa só pode registrar o CNPJ em um escritório virtual se estiver dentro dos requisitos exigidos por lei.

Outros opcionais e disponíveis com condições adicionais:

• Contratação de espaço físico como sala de reuniões, espaço coworking, sala de atendimento;
• Serviços de impressão;
• Contratação de motoboy e correios.

Além disso, nem todos os espaços de coworking oferecem serviço de escritório virtual. A maioria só oferece estrutura física para que profissionais autônomos ou colaboradores de empresas cujas sedes fiquem distantes possam exercer suas atividades laborais.

O trabalho remoto permite que você esteja cada dia em um lugar

Com todas essas opções de anywhere office, tem crescido o número de nômades digitais. Este modelo, a essência da liberdade, tem seduzido profissionais que têm alta performance, mas rejeitam rotina. É provável que você já tenha conhecido alguém que, por trabalhar 100% on-line, não precisa estar presente não apenas em um escritório, mas em uma cidade ou país em particular.

Quem adota esse trabalho remoto extremo pode trabalhar em qualquer lugar do mundo, desde que tenha uma boa conexão à internet. Alguns exemplos mais comuns de nômades são redatores, fotógrafos, programadores e designers. Mas terapeutas, publicitários, editores, ilustradores, consultores e muitos outros profissionais podem experimentar, pelo menos em parte de seu tempo, esse jeito de trabalhar. O estilo de vida nômade digital está baseado, principalmente, em duas características:

• ganhar dinheiro na internet;
• viajar ou se mudar de um lugar para outro, sem morada fixa.

Isso quer dizer que nem todos que trabalham de forma remota são automaticamente nômades digitais. Quem trabalha de casa, num mesmo coworking ou até em endereços na mesma cidade, não fará jus ao adjetivo “nômade”.

Por outro lado, os viajantes de longo prazo e que realizam trabalhos locais, como é o caso de colaboradores de uma empresa transferidos, palestrantes ou repórteres contratados que realizam coberturas jornalísticas, também não são nômades digitais. Nesse caso, falta a parte “digital” – saem com uma atividade específica que precisa ser executada no destino da viagem. O nômade digital precisa poder executar sua tarefa de qualquer lugar, sem que o lugar interfira nesta realização.

Meu escritório é na praia?

É importante acabar com um mito de uma vez por todas: nômades digitais não passam o dia trabalhando em praia paradisíacas. Não se decepcione, até porque, com certeza, o sol, o calor e a areia tornam o trabalho com o laptop muito complicado. Basicamente, eles podem pousar em qualquer lugar, contanto que tenha uma boa conexão à internet. No entanto, por razões óbvias, alguns lugares são mais amigáveis para receber os nômades digitais: vida barata, boa infraestrutura, internet rápida e outras questões pesam na escolha.

Quem quer realmente tornar-se um nômade digital, precisa reduzir, ou melhor, eliminar todas suas dívidas e não ter muita bagagem para carregar. Assim, evita-se qualquer peso nos ombros durante as viagens, ok?

Trabalho remoto em movimento: networking é essencial

Do mesmo modo, é preciso ter uma excelente rede de contatos para manter o fluxo de trabalhos. Para quem vai contratar, um nômade digital não será diferentes de qualquer outra pessoa em trabalho remoto. Acima de tudo, mantenha objetivos, metas e prazos bem estabelecidos e tenha múltiplas formas de fazer contato em caso de emergência. É essencial ter um telefone que possa ser utilizado em vários países. Por fim, o profissional precisa de um bom seguro de viagem válido durante todo tempo e em todos os territórios, cobrindo quaisquer emergências ou incidentes relacionados à saúde.

Antes de decidir o destino, os nômades digitais precisar ter respostas para perguntas como: qual o custo de vida desse destino? É uma região segura? Quanto custa alugar um apartamento ou comer fora? É essencial não apenas decidir o local, mas também preparar um orçamento com base nesse destino. E a experiência de ter outros pontos de vista, outras culturas, opiniões e diferentes pode ser algo enriquecedor nos resultados entregues.

Quais são as vantagens de ser um nômade digital?

Aqueles que optaram por esse jeito de ganhar a vida, se gabam de ter certas regalias que quem está na rotina “casa-escritório-casa” não têm. Sem um local fixo de trabalho e podendo viajar pelo mundo trabalhando, é possível conhecer lugares, praticar outros idiomas diferentes, conhecer novas culturas e ter a flexibilidade de fazer seus horários, como um freelancer. Bem bacana, não é?

Sem dúvida, é uma experiência transformadora poder conviver com essa diversidade, aumentando o repertório pessoal que refletirá no resultado profissional. Esse intercâmbio de longo prazo, permite também a construção de um networking global que certamente abre oportunidades em médio e em longo prazo.

Dificuldades dos nômades digitais

Por mais que a vida viajante pareça glamourosa e sedutora, nem tudo são rosas e existem muitos desafios para quem vai encarar profissionalmente o universo do nomadismo digital. Ao cogitar tornar-se um nômade digital, será preciso ponderar algumas desvantagens:

• Trabalho duro

Principalmente quando se está no início, não existe moleza. O trabalho nômade está longe de ser um período de férias prolongado. É preciso trabalhar muitas horas diariamente para se estabelecer em sua nova vida e ser bem-sucedido.

• Vida instável

Grande parte dos nômades digitais não contam com contrato permanente. A renda nunca é garantida e é preciso conquistar novos clientes para manter os gastos que podem correr em moedas que valem mais do aquela nas quais os contratos são firmados. Todo mês é diferente e pode ser de vacas gordas ou magras. O mesmo vale para hospedagem. Constantemente, o nômade precisa acabar em lugares com custos mais pesados ou, o pesadelo dessa atividade, sem uma boa conexão à internet.

• Solidão e isolamento

Mochila de notebook nas costas, uma estrada pela frente e ninguém ao lado. Inegavelmente, poucos são os nômades digitais que conseguem manter esse jeito de viver acompanhados. Sendo assim, onde chegarem precisarão refazer laços e pode ser que bata a saudade da família ou dos amigos. Na relação profissionais, por maior que seja a performance, estar integralmente em trabalho remoto, sem a possibilidade de um contato pessoal em circunstâncias especiais, pode como resultado gerar dificuldade de conexão e confiança com os contratantes. Na primeira dificuldade em fazer contato, é provável que o receio de que o profissional não entregue o combinado abale a relação.

Planejamento é a chave para o sucesso no trabalho remoto

Falamos, até aqui, de uma série de formatos que podem ser adotados por empresas e profissionais que queiram usar o trabalho remoto como modelo principal ou secundário. Mas aquilo que precisa estar em primeiro lugar para que qualquer um deles tenha uma grande chance de sucesso é um planejamento consistente.

Antes de mais nada, este planejamento deve contar com diferentes níveis de prazo e detalhamento, para ser mais eficiente. Uma boa tática é começar do macro para o micro. Pegue as entregas maiores e mais importantes e divida-as em ações menores. Uma metodologia muito eficiente para estes acompanhamentos de evolução, dando transparência a gestores e times, são as OKR – Objectives and Key Results. Objetivos (O) devem ser qualitativos enquanto Resultados-chave (KR) devem ser quantitativos, ou seja, mensuráveis. A princípio, é seguir a fórmula:

“Eu vou” (objetivo) + “medido por” (conjunto de resultados-chave)

Organização para não ter pendências e cumprir prazos

Do mesmo modo, a boa e velha “to do list”, seja no papel, seja no computador, sempre ajuda a organizar o que precisa ser feito. Por exemplo, se você é desenvolvedor e precisa entregar um site em um mês, liste todas as tarefas que precisam ser realizadas e atribua prazos para cada uma delas. Ao final de cada dia, repasse a lista de pendências, veja o que está agendado para o dia seguinte e programe-se para ter tudo o que precisa disponível. Dar um passo de cada vez mantém a motivação em alta e evita atrasos.

Uma versão mais elaborada de listas de tarefas é o método kanban. Com três colunas – a fazer, fazendo e feito – você organiza suas tarefas. Embora seja algo que parece banal, é um jeito de saber quanto ainda está pendente e, caso queira elaborar, você pode usar post-its coloridos chamando a atenção para as tarefas mais importantes.

Modelo de kanban. Para baixar um PDF, clique aqui

Respeite os seus horários! Cada pessoa tem um momento do dia no qual se sente com mais energia. Tem a turma que prefere acordar mais cedo para prolongar a manhã, tem aqueles que produzem melhor na parte da noite ou mesmo na madrugada. O ponto é descobrir qual desses horários funciona melhor para você.

Faça pausas: a mente precisa descansar das atividades profissionais para se regenerar e voltar a ser produtiva no dia seguinte. Sem isso, o acúmulo de informações pode gerar um aumento de estresse e diversas consequências. E não é porque você tem flexibilidade que vai deixar pra última hora. Inegavelmente, a procrastinação aumenta a tensão, o risco de fazer um trabalho mal feito e a chance de não conseguir entregar seus compromissos como combinado.

Ferramentas que facilitam o trabalho à distância

Trello

Ferramenta para acompanhar todos os projetos e tarefas que ajudam a manter nossos projetos fluindo. É um kanban digitalizado, organizado, com a possibilidade de inserir mais etapas e compartilhar com todo o time. Ela contribui, ao mesmo tempo, com uma visão geral de como os fluxos estão acontecendo e dos eventuais gargalos. Uma dica é, por exemplo, a cada trimestre, estabelecer objetivos específicos para toda a empresa, e semanalmente acompanhar o progresso – inclusive usando OKR. Conversar sobre o que está indo bem e o que poderia ser melhorado faz a equipe estar alinhada e se sentir mais produtiva.

Workplace do Facebook

O Workplace é um espaço de trabalho exclusivo para as empresas se conectarem, comunicarem e colaborarem ao usar os conhecidos recursos do Facebook. Apesar de ser uma versão corporativa da rede social, conta com Feed de Notícias, grupos, mensagens e eventos, para garantir a produtividade.

A maioria das pessoas está super familiarizada com o layout do Facebook, por isso é bastante simples navegar pelo aplicativo. A bola de ouro do Workplace é que mesmo que sua equipe não esteja mais passando tempo juntos em reuniões, conversando na máquina de café ou jogando sinuca – eles ainda podem trocar experiências.

Chamadas de vídeo, transmissões ao vivo, recursos de tradução automática, um conjunto de aplicativos de terceiros e, é claro, a capacidade de criar suas próprias ferramentas de automação tornam o Workplace uma plataforma incrivelmente poderosa. Não é preciso ter uma conta pessoal do Facebook para se cadastrar, há sites e aplicativos separados para ambos.

BlueJean

Permite gravar reuniões e transmiti-las ao vivo para o Workplace. Por exemplo, se alguém não puder participar das reuniões gerais, com toda a empresa, poderá ir ao grupo All Hands no Workplace para assistir à gravação ao vivo que é transmitida automaticamente em tempo real para um grupo específico e é salva e disponível para assistir depois.

Encontros individuais semanais que duram em torno de 30 minutos dão a chance de conversar sobre o que está sendo feito, quaisquer problemas ou bloqueios enfrentados, discutir idéias ou outros projetos.

Slack

Organiza conversas e arquivos em times relacionados com tarefas, projetos ou setores. Serve como ferramenta assíncrona, mantendo a memória de conversas, de forma bem mais organizada do que em grupos de WhatsApp ou Telegram. Ainda é possível reagir e responder aos tópicos. As pessoas são organizadas em canais e a plataforma permite sincronizar atividades com Zoom, Trello, Google Drive, Dropbox entre muitos outros.

Armazenamento em Nuvem

Ter os arquivos disponíveis mediante login e senha, sem precisar estar com um computador específico, bastando a conexão à internet. Sem dúvida, o armazenamento em nuvem é essencial pra quem está em trabalho remoto ou é nômade digital. Não apenas pela mobilidade, como também pela segurança no caso de sofrer dano ou roubo do notebook. Mas não vamos nos alongar: temos um artigo inteirinho sobre esse jeito de guardar arquivos pessoais e profissionais.

Um bom trabalho remoto ou não precisa ser reconhecido

Só porque as pessoas estão trabalhando em casa ou em outros ambientes, não significa que não estejam fazendo coisas sensacionais. Quando não há um ambiente de escritório para parabenizar as pessoas, exibir troféus ou tocar sinos, pode ser fácil perder o reconhecimento formal ou informal que ocorre cotidianamente.

Pequenas conquistas são grandes conquistas! Incentiva o time a compartilhar tudo que seja digno de celebração. Para criar acima de tudo o espírito de união, felicitem as vitórias relacionadas ao trabalho, como fechar um novo contrato ou ouvir um feedback incrível de um cliente, ou notícias pessoais, como comprar sua primeira casa ou adotar um pet.

Se a empresa já tem uma certa familiaridade com o trabalho remoto, fica mais fácil estruturar como funcionará a adaptação das políticas que já são aplicadas no ambiente presencial. Nesse sentido, será observar uma série de cuidados, que vão do RH ao jurídico. Aspectos como cultura empresarial, comunicação interna e atividades para integração dos funcionários devem ser ajustadas — e não abandonadas — para este novo contexto.

As estatísticas indicam que o trabalho remoto está crescendo, portanto empresas e os profissionais devem antecipar-se ao momento em que isso será inevitável. Quanto mais a equipe se planejar, criar estratégias dinâmicas e leves para esse tipo de trabalho, melhor será experiência e consequentemente maior a chance de obterem excelentes resultados.