OKR: como objetivos e metas fazem o planejamento empresarial

Planejamento e acompanhamento de desempenho estão entre os grandes desafios dos gestores e empreendedores. Ter uma ferramenta que coloque estes dois elementos juntos, permitindo saber como as atividades de curto prazo estão impactando nas grandes metas de uma empresa certamente ajudaria, não? É neste ponto que entra o OKR.

Fazendo de maneira consistente e detalhada, o OKR ajuda a saber quais são as operações que estão ajudando e, por outro lado, aquelas que criam gargalos para o desenvolvimento. Mas como isso funciona? Preciso de um aplicativo caro? Devo contratar uma consultoria para traçar metas e objetivos? Embora softwares e especialistas possam ajudar, e muito, a base desta metodologia pode começar a ser aplicada ainda hoje na sua empresa ou até na sua vida profissional. Antes de mais nada, vamos entender o conceito.

O que é OKR?

Apesar de a gente chamar no singular, em primeiro lugar vamos esclarecer que a sigla se refere a um plural: Objectives and Key-Results. Em resumo, para usar o nosso idioma, Objetivos e Resultados-Chave. De forma simplificada, você deverá identificar Objetivos (O) que são inspirações e colocar tarefas que possam ser metrificadas (KR) para alcançá-los. Não parece tão complicado, pelo contrário, não é?

Você pode usar em grupos, equipes ou projetos, gerenciando como está a trajetória para alcançar algo grandioso e até intangível. Uma vez que você use OKR, é possível transformar algo abstrato em concreto. Por exemplo: querer se tornar uma marca querida e desejada – abstrato – poderá ser medido por recorrência, indicações e nível de satisfação do cliente.

A metodologia ficou famosa por ser adotada pelo Google em 1999, quando o vice-presidente John Doerr a apresentou a Larry Page e Sergey Brin. Desde então, vem sendo aplicado na companhia. Uma vez que a empresa esteja onde está, dispensa dizer qualquer outra coisa sobre o potencial do OKR. Twitter, Intel, LinkedIn e Oracle são outras marcas que adotaram esse método.

Como fazer o planejamento empresarial?

Há diversas formas para fazer um bom planejamento empresarial. O interessante da OKR é que ela pode ser sobreposta a outras métricas, contribuindo para o acompanhamento detalhado da performance de cada setor.

Primeiramente, vamos ao básico, reforçando o que já falamos. Os Objetivos precisam ser desejos que você queira alcançar, são sonhos para serem realizados, não importa o tamanho deles. Em segundo lugar, estão os Resultados-Chave, que devem ser mensuráveis para que você possa acompanhar sua trajetória.

A fórmula poderá ser resumida em:

“Eu vou” (objetivo) + “medido por” (conjunto de resultados-chave)

Em outras palavras, você poderia organizar assim:

• Um Objetivo ajuda a responder à pergunta: “aonde eu quero chegar?”
• Um Resultado-Chave ajuda à responder: “como eu saberei que estou no caminho certo?”

Quais objetivos e metas entram numa matriz OKR?

Vamos reforçar: não tenha pudor ao colocar um objetivo para sua empresa. É provável que você pense ser um sonho grande demais, megalomaníaco, “organizar as informações do mundo todo e torná-las universalmente acessíveis e úteis”. Porém, foi com essa missão que o Google traçou toda sua estratégia. Vamos detalhar um pouco mais como funciona tudo isso na prática.

• Objetivos (O): Devem ser qualitativos. São descrições memoráveis do que deseja alcançar. Tenha em mente que deve resumir de forma inspiradora e envolvente, algo ligado ao propósito da sua companhia. Por exemplo: ser a maior referência em experiência do consumidor no setor de vestuário.
• Resultados-chave (KR): Devem ser quantitativos. Use de dois a cinco KR’s para cada O e, para determiná-los, imagine um conjunto de métricas que medem seu progresso em direção ao (O)bjetivo. Seguindo o exemplo de cima: ter um NPS acima de 85% no primeiro trimestre; fazer com que 50% da aquisição de leads venha de indicações de antigos clientes; ter um churn menor que 15%; resolver reclamações de clientes em até 12 horas.

Para medir, ao final do período determinado, responda se atingiu ou não a meta. Há empresas que preferem medir o percentual de atingimento da meta, mas a ferramenta originalmente só aceita feito ou não feito. Dessa forma, pense bem ao combinar os quantitativos.

Gestão de equipes e OKR

Quantos OKR você pode ter numa empresa? Não há limite e é aí que entra um ponto interessante. Você pode a partir de um mesmo Objetivo definir Resultados-Chave específicos para cada time ou mesmo para profissionais específicos da equipe. Vamos usar o mesmo exemplo de cima e aplicá-lo na gestão de equipes diversas:

• Produção: reduzir o número de peças com defeito para 3% do total; oferecer 10 horas de treinamento para cada colaborador da confecção;
• Logística: garantir 95% das entregas em até 48 horas; ter menos de 1% dos pedidos com erro;
• Atendimento ao cliente: manter taxa de devolução de produtos abaixo de 0,5%; ter um NPS acima de 85%
• Vendas: aumentar o ticket médio em 15%; fazer que 1 em cada 10 clientes indique um novo cliente.

Isso foi só para exemplificar, afinal cada empresa tem sua realidade. Uma vez que cada cenário é único, pense nos grandes objetivos da empresa e distribua as tarefas para que todos contribuam para alcançá-lo.

Motivos para usar OKR

• OKRs dão transparência: um dos grandes benefícios é dar estrutura e transparência para trabalhar em prol de objetivos comuns. A Weekdone define-os “o principal objetivo de OKRs é conectar os objetivo da companhia, do time e os pessoais a resultados mensuráveis, fazendo as pessoas moverem-se juntas na direção certa”.
• Aumentam o foco: entre as melhores práticas, estão a revisita regular ao andamento dos OKRs sem esperar o final do trimestre mas, preferencialmente, a cada semana para fazer ajustes necessários na performance. Em caso de dúvida, pergunte: “isso me coloca mais perto de atingir minhas metas?”
• Estimulam a cooperação: todos com a mão na massa! Como os KRs individuais e de times específicos estão ligados aos Os da companhia inteira, isso faz com que todos vejam que estão no mesmo barco. A união é o que, no fim do dia, fará todos caminharem na mesma direção.

Metas e objetivos na vida pessoal

Já pensou em traçar as metas de vida usando OKR’s? A dica foi dada no último módulo de 2019 no Disruptive MBA, em Salvador, pelo professor Rafael Belmonte. Vamos lá:

1. Escolha um objetivo inspiracional, como “melhorar minha saúde”, “ser um profissional mais relevante” ou “aprimorar meus conhecimentos em um outro idioma”.
2. Trace de 3 a 8 metas para acompanhar cada objetivo para um período, como um mês ou trimestre. Por exemplo: “fazer um chek-up” ou “ler dois livros de atualização profissional por mês”.
3. Coloque seus objetivos e as metas correspondentes em uma plataforma. Pode ser o Trello, Wunderlist ou até no Excel. O importante é ter como medir.
4. Ao final de cada período, faça um balanço e saiba como está seu progresso.

OKR é uma ferramenta muito versátil. Há aplicativos que são feitos para ajudar no acompanhamento, mas o que importa, antes de mais nada, é entender a lógica de Objetivos e Resultados-Chave. Comece com alguns pontos gerais e, tomando gosto, amplie essa forma de planejar e medir para toda a sua empresa.